Indgående og udgående opkald via telefon kan blive optaget og gemt til brug for efterlevelse af lovgivningsmæssige krav og dokumentation. Ved afholdelse af online møder er det kun lyden, som bliver optaget. Der optages ikke billeder og video.
Læs nedenfor, hvordan vi behandler optagelser af samtaler via telefon.
Notifikation om optagelse
Når du ringer til PenSam Banks hovednummer, bliver du informeret om, at samtalen bliver optaget.
Formål med optagelse af samtaler og retsgrundlaget
Vi optager samtaler, da banken i medfør af MiFID II-reguleringen er forpligtet til at optage telefonsamtaler, som vedrører investeringsydelser. Optagelsen er derfor nødvendig for, at PenSam Bank kan overholde en retlig forpligtelse, som påhviler banken, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Banken er desuden i medfør af MiFiD II-reguleringen forpligtet til at opbevare optagne samtaler vedrørende investeringsydelser i 5 år. Herefter slettes samtalerne løbende, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra e.
Dine rettigheder
Du har på ethvert tidspunkt ret til at gøre brug af dine rettigheder ifølge databeskyttelsesforordningen, herunder retten til at anmode om indsigt i samtalen, retten til at gøre indsigelse mod opbevaringen af samtalen eller retten til at anmode om sletning af samtalen. PenSam Bank vil herefter tage stilling til din anmodning og konkret vurdere, om der er grundlag for at imødekomme din anmodning eller indsigelse.
Brugen af enkelte optagelser i konkrete tilfælde
Håndtering af klager
Hvis du klager over bankens behandling, vil vi – hvis det er nødvendigt for at behandle klagen – bede dig om samtykke til at aflytte og anvende samtalen i forbindelse med klagebehandlingen.
Giver du ikke samtykke til, at samtalen kan bruges i forbindelse med klagebehandlingen, kan vi i særlige tilfælde alligevel anvende telefonsamtalen til klagebehandlingen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 4 og art. 5, stk. 2. Vi vil i den forbindelse konkret vurdere, om behandling til et andet formål er foreneligt med det formål, som personoplysningerne oprindeligt blev indsamlet til. Vi vil i den forbindelse tage hensyn til enhver forbindelse mellem det oprindelige formål og det nye formål, sammenhængen, hvori personoplysningerne er blevet indsamlet, personoplysningernes art, den påtænkte viderebehandlings mulige konsekvenser for dig og tilstedeværelse af fornødne garantier, som kan omfatte kryptering eller pseudonymisering.
Den automatiske sletning af en samtale efter 5 år kan blive udskudt, hvis en optaget telefonsamtale inddrages i en konkret klagesag. Samtalen slettes i dette tilfælde først, når klagesagen er endeligt afsluttet, databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.